会社を設立して初めて従業員を雇うときや、これまで一人で事業をしてきた方が初めて人を雇うとき、
「何の手続きが必要なの？」
「労災保険、雇用保険、社会保険の違いがよくわからない」
「どこに、何を提出すればいいの？」
と戸惑う方も多いのではないでしょうか。
従業員を雇うと、労働条件の明示だけでなく、労災保険・雇用保険・社会保険など、会社の状況や従業員の働き方に応じてさまざまな手続きが必要になります。
この記事では、初めて従業員を雇う小規模企業の経営者の方に向けて、最初に確認したい手続きとその流れを、社会保険労務士がわかりやすく解説します。
初めて従業員を雇ったときの手続き【全体像】
まずは、何が必要なのかを大まかに整理してみましょう。
初めて従業員を雇う場合、大きく分けると次のような確認・手続きが必要です。
- 労働条件を決めて書面等で明示する
- 労働保険（労災保険・雇用保険）の手続きを確認する
- 雇用保険の加入対象になるか確認する
- 社会保険（健康保険・厚生年金）の加入対象になるか確認する
- 給与計算や労務管理の準備をする
すべての会社・従業員に同じ手続きが必要になるわけではありません。
法人か個人事業か、勤務時間、契約期間、会社の規模などによって必要な手続きが変わるため、一つずつ確認していきましょう。
① 労働条件を決めて従業員に明示する
従業員を雇うときは、給与や勤務時間、休日、契約期間、就業場所、業務内容などの労働条件を明示する必要があります。
「口頭で説明したから大丈夫」というものではなく、法律上、一定の事項については書面の交付等による明示が必要です。
そのため、初めて従業員を雇う場合は、まず労働条件通知書や雇用契約書を準備するところから始めましょう。
後になって、
「聞いていた給与と違う」
「休みについてそんな説明は受けていない」
といったトラブルを防ぐ意味でも、最初に労働条件を明確にしておくことが大切です。
② 労災保険の手続きを確認する
原則として、労働者を一人でも雇用する事業は労災保険の適用事業となります。
正社員だけでなく、パートやアルバイトであっても対象になります。
これまで社長一人だけで事業を行っていて、初めて従業員を雇う場合には、労働保険の保険関係成立に関する手続きが必要になることがあります。
「アルバイト一人だけだから関係ない」と考えないよう注意しましょう。
③ 雇用保険の加入対象になるか確認する
従業員を雇ったからといって、全員が雇用保険に加入するわけではありません。
原則として、
・1週間の所定労働時間が20時間以上
・31日以上引き続き雇用されることが見込まれる
などの要件を満たす場合には、雇用保険の被保険者となります。
パート・アルバイトという名称だけで判断せず、実際の労働条件を確認することが重要です。
加入対象となる場合は、事業所側の手続きとあわせて、従業員の雇用保険資格取得手続きを行います。
④ 社会保険の加入対象になるか確認する
次に確認したいのが、健康保険・厚生年金保険などの社会保険です。
ここは初めて従業員を雇う経営者の方が特に迷いやすいところです。
法人の場合と個人事業所の場合では適用の考え方が異なり、従業員本人についても勤務時間・勤務日数や企業規模などによって加入の判断が変わります。
「パートだから社会保険には入らない」
「従業員が少ないから社会保険は関係ない」
とは限りません。
会社と従業員それぞれの状況を確認したうえで判断しましょう。
⑤ 給与計算・労務管理の準備をする
保険の手続きが終われば、それで雇用の準備がすべて終わるわけではありません。
実際に従業員が働き始めると、
・勤怠管理
・給与計算
・賃金台帳
・労働者名簿
・出勤簿等の記録
・年次有給休暇の管理
など、継続的な労務管理が必要になります。
特に初めて従業員を雇う会社では、「手続きはしたけれど、その後の管理方法を決めていなかった」ということもあります。
人数が少ないうちに基本的な仕組みを整えておくと、従業員が増えたときにも対応しやすくなります。
就業規則は最初から必要？
常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署へ届け出る義務があります。
一方、10人未満であれば法律上の作成・届出義務はありません。
ただし、従業員が少ない会社でも、労働時間、休日、休職、退職などのルールをあらかじめ決めておくことには大きな意味があります。
「まだ数人だから何も決めなくていい」ではなく、会社の成長に合わせて少しずつ労務管理の仕組みを作っていくことをおすすめします。
初めての雇用は「自社に何が必要か」の整理から
ここまで読むと、
「思ったよりやることが多いな……」
と感じた方もいるかもしれません。
しかし、すべての会社にすべての手続きが必要なわけではありません。
大切なのは、
自社では何が必要で、何が必要ではないのかを最初に整理することです。
従業員の人数、働き方、法人・個人事業の違いなどによって必要な手続きは変わります。
わからないまま一つずつ調べるより、最初に全体像を整理してから進めるとスムーズです。
大和市で初めて従業員を雇う事業者の方へ
やまと志賀社会保険労務士事務所では、大和市を中心に、小規模企業の労務管理や社会保険・労働保険の手続きをサポートしています。
特に、
「これまで社長一人だったけれど、初めて従業員を雇う」
「パートを一人採用することになった」
「どの手続きが必要なのかわからない」
といった段階からご相談いただけます。
必要な手続きを整理したうえで、自社でできること、専門家に任せた方がよいことを一緒に確認していきます。
初めての雇用でお困りの際は、お気軽にご相談ください。
※本記事は一般的な制度について解説したものです。実際の適用や必要な手続きは、事業所や従業員の状況によって異なる場合があります。
大和市を中心に、神奈川県内・全国からご相談いただけます
※本記事は一般的な制度について解説したものです